Kurs Kancelaryjno - Archiwalny – I stopnia - 2 dniowe praktyczne warsztaty!

Celem spotkania jest:

Zdobycie wiedzy na temat stosowania normatywów kancelaryjnych;

Zapoznanie się z prawidłowym obiegiem dokumentów;

Zdobycie wiedzy jak prawidłowo archiwizować dokumentację;

Zdobycie wiedzy jak prawidłowo przekazywać akta do archiwum.

Zajęcia dzień 18/06/2026 – od godziny 11:00!

Lunch o godz 13:00 / zakwaterowanie uczestników - po lunchu.

Szczegółowy plan/treści nauczania

I. Wprowadzenie do problematyki.

• Źródła prawa archiwalnego
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Współpraca z nadzorem archiwalnym
• Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji
• Normatywy kancelaryjno – archiwalne.

II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
• Podstawowe systemy kancelaryjne
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
• Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.

III. Profesjonalne archiwum zakładowe.
• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
• Bezpieczny archiwista.

IV. Procedury postępowania z dokumentacją – warsztaty
• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego

• Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt

• Procedura skontrum

• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

V. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.

• Studia wstępne
• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
• Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.
• Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
• Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
• Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
• Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
• Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
• Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
• Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.

VI. Porządkowanie dokumentacji pracowniczej.
• Zasady prowadzenia i dbania o dokumentację pracowniczą
• Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• Podział dokumentacji osobowej pracownika na części
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwość ich skrócenia
• Możliwość zmiany formy dokumentacji pracowniczej
• Dane osobowe a dokumentacja pracownicza – RODO w archiwum

VII. Państwowa służba archiwalna. Współpraca archiwisty z nadzorem archiwalnym w zakresie kontroli, przekazywania materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

• Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
• Narodowy zasób archiwalny i jego podziały
• Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
• Udział archiwum państwowego w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej – ekspertyza
• Kontrola z archiwum państwowego

Powyższy program nauczania spełnia wszystkie wymogi, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Edukacji i Nauki z 2023r.; w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych.   

UWAGA - w IV kwartale 2026 – przewidziana jest kontynuacja szkolenia i poszerzenie wiedzy o kolejne zagadnienia - na kursie II stopnia!

Cele spotkania jest:

Zdobycie wiedzy na temat stosowania normatywów kancelaryjnych;

Zapoznanie się z prawidłowym obiegiem dokumentów;

Zdobycie wiedzy jak prawidłowo archiwizować dokumentację;

Zdobycie wiedzy jak prawidłowo przekazywać akta do archiwum.

Szkolenie skierowane do:

Pracownicy kancelarii / sekretariatów;

Osoby rozpoczynające pracę w archiwum zakładowym / składnicy akt;

Osoby pracujące w archiwum / składnicy, a niemające ukończonego kursu I stopnia;

Wszyscy zainteresowani tematem.

Pani ALEKSANDRA LEBIEDA  - Dyplomowana Archiwistka, absolwentka Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia o specjalizacji archiwalnej z 20-letnim doświadczeniem w strukturach Publicznych Służb Zatrudnienia. Urzędniczka, Archiwista, certyfikowana specjalistka procedur administracyjnych i normatywów kancelaryjno – archiwalnych. Od ponad 5 lat związana z branżą szkoleniową. Prowadziła szkolenia poświęcone archiwizacji dokumentów. Realizuje szkolenia dla JST w zakresie procedur postępowania z dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów prawnych, a także służby przygotowawczej dla urzędników.

- szeroki wykład merytoryczny z licznymi elementami prezentacji oraz praktyczna dyskusja podsumowującą efekty kształcenia po każdym bloku tematycznym.

- bez egzaminu, ankieta ewaluacyjna

2 dni pobytu - 2 dni szkoleniowe / 15 godzin wykładowych + konsultacje / 1 nocleg 

Za dopłatą - 300,00zł/os - możliwy dodatkowy nocleg z kolacją - na dzień przez rozpoczęciem szkolenia!

Dokładny adres szkolenia / Hotel - podamy uczestnikom najpóźniej na 7 dni przed rozpoczeciem spotkania.